Seit mehreren Monaten hat COVID-19 die deutsche Wirtschaft fest im Griff. Das Ende? Noch nicht abzusehen. Der Stillstand hat in vielen Unternehmen seine Auswirkungen gezeigt. Bereits im ersten Quartal des Jahres sank das Bruttoinlandsprodukt um 2,2 Prozent im Vergleich zum Vorjahreszeitraum. Auf das Gesamtjahr gesehen wird ein Rückgang von 6,3 Prozent prognostiziert. Diese Zahlen zeigen: Umstrukturierung und Vorbereitung auf die Zukunft sind in den Firmen anders zu gestalten als bisher geplant. Die Herausforderung: Umstrukturierungsprozesse schnell und effizient zu initiieren, um die eigene wirtschaftliche Existenz zu sichern und die zukünftige Rentabilität zu stärken.

„Wir erleben derzeit einen deutlichen Anstieg der Nachfrage nach Restrukturierungsprojekten“, sagt Samir Jajjawi, Sanierungsexperte und Managing Partner von Aurum Interim Management, eines der führenden Interim Management Provider in Deutschland, der sich auf das Thema „Restrukturierung“ u.a. spezialisiert hat. „Viele Branchen sind von der Krise in unterschiedlichem Maße betroffen. Aus dem Wissen heraus, dass es in Krisenzeiten immer besonders schnell gehen muss, haben wir einen Quick Check erarbeitet, der es Unternehmen ermöglicht, schnell und einfach herauszufinden, ob sie für die Umsetzung einer Restrukturierung gerüstet sind.“

Das Fundament: eine Befragung von 120 Interim Managern

Ausgangspunkt für den Quick Check ist eine von Aurum Anfang 2020 gestartete Restrukturierungsstudie. Ausgangspunkt ist eine Umfrage unter rund 120 Interim Managern mit langjähriger Restrukturierungserfahrung – also geballtem Fachwissen. Aus den Resultaten hat Aurum 11 Regeln für einen gelungenen Restrukturierungs- und Veränderungsprozess erarbeitet, die aber keineswegs nur in der Corona-Krise Anwendung finden. „Diese 11 Regeln helfen, die erforderlichen Schritte zur Restrukturierung und einige Prinzipien immer im Hinterkopf zu behalten“, erklärt Jajjawi. „Diese Regeln können Hilfe zur Selbsthilfe bedeuten – oder der Anstoß, sich externe Hilfe zu holen. Schließlich hängt der Erfolg einer Restrukturierung entscheidend davon ab, den Prozess ordentlich zu gestalten – und die Umsetzung konsequent in Angriff zu nehmen.“

Das sind die 11 Regeln für eine wirksame Restrukturierung

1. Analysieren Sie den Zustand gnadenlos

Im Vordergrund steht eine gnadenlos ehrliche Untersuchung und Bewertung des Ist-Zustandes über alle Bereiche des Unternehmens hinweg. Die Kernfrage lautet: Was hat sich durch die Krise verändert, wo hat sie Schaden hinterlassen oder kann sie gefährlich werden? Dabei werden der ursprüngliche Businessplan und alle wichtigen KPIs zu 100% unter die Lupe genommen. „Dieser Weg ist drastisch, aber er ist notwendig“, betont Restrukturierungsexperte Jajjawi. „Und bei dem alle weichen und harten Fakten auf den Tisch gelegt werden sollten.“ Denn das ist die entscheidende Grundlage für den nächsten Schritt:

2. übergreifende Unternehmensmaßnahmen definieren

Die Analyse des Zustands zeigt, wo die Schwächen liegen. Auf der Grundlage dieser Analyse muss ein Paket von Restrukturierungsmaßnahmen abgeleitet werden, das sich eng am korrigierten Businessplan orientiert. Um den Liquiditätsfluss zu sichern, könnte ein solches Paket z. B. aus dem gezielten Abbau von Debitorenbeständen, der Ausweitung von Zahlungsfristen, der Optimierung von Warenflüssen oder der Realisierung von Sparpotenzialen bestehen. „Restrukturierungsprozesse sind selten einspurig“, berichtet Jajjawi aus Erfahrung. „Meist greifen mehrere Restrukturierungsmaßnahmen parallel ineinander und verlaufen ineinander.“

3. Aufgaben und Qualifikationen festlegen

Steht der Fahrplan für die Durchführung der Maßnahmen, ist die entscheidende Frage: Was für Rollen und Qualifikationen werden gebraucht, um den Umstrukturierungsprozess mit Erfolg durchzuführen? „Während dieser Phase geht es um die Festlegung der Projektzuständigkeiten und Rollen – zum Beispiel die des PMO (Project Management Officer), der den Abgleich aller Teilprojekte koordiniert. Dies können Sie sich wie einen Aufgabenplan mit Anforderungsprofilen oder wie ein Organigramm vorstellen“, so Restrukturierungsexperte Jajjawi. „Der Schlüssel ist, die Verantwortlichkeiten über alle Hierarchiestufen eindeutig zu regeln.“

4. Das eigene Fachwissen kritisch hinterfragen

Die Aufgaben und Anforderungsprofile sind da, die Frage ist nun: „Wer kann es machen?Dabei sollte man überprüfen, ob die eigenen Fach- und Führungskräfte über Umsetzungserfahrung aus ähnlichen Restrukturierungsprojekten besitzen“, so Samir Jajjawi. „Denn nichts erschwert oder verhindert den Restrukturierungserfolg mehr als falsch besetztes Personal.“

5. Quantifizieren Sie mangelnde Kapazitäten

Diese Aufgabe ist gar nicht so einfach und erfordert einige Übung. Den Kapazitätsbedarf realistisch abzuschätzen, ist eine Sache, diese Kapazitäten im eigenen Haus bereitzustellen, eine andere. Schwerwiegende Restrukturierungsprozesse mit einem Erfolgsanspruch binden nämlich Kapazitäten. „Wird diese in anderen wichtigen Unternehmensbereichen gebraucht, ist es möglich, dass neue Baustellen eröffnet werden. Es ist daher ratsam, sich zu überlegen, an welcher Stelle welche Kapazitäten durch eine externe Unterstützung verstärkt werden sollen“, betont Jajjawi.

Doch die Unternehmen sehen sich schnell mit einem Problem unter Druck gesetzt: Personal, Fachwissen, Kapazitäten und Erfahrungswerte sind oft nicht ausreichend, um den notwendigen Umbruch einzuleiten. „Fehlendes Wissen und fehlende Kapazitäten sind die gängigsten Gründe für verspätetes Handeln, was existenziell werden kann“, meint Jajjawi.

6. Implementierungslücke nachhaltig schließen

Deshalb ist es vernünftig, sich im Restrukturierungsprozess Unterstützung zu suchen, sei es ganz oder teilweise durch externe Experten mit Erfahrung. Der Erfolg hängt schließlich zu einem Großteil vom Restrukturierungsteam ab. Anforderungsprofile eindeutig formulieren und die richtigen Restrukturierungsexperten für das eigene Unternehmen gewinnen. „Was sich leicht und schnell erledigt klingt, ist in Wirklichkeit gar nicht so einfach“, fasst Samir Jajjawi zusammen. „Darum tut sich jedes Unternehmen einen großen Dienst, wenn es sich beim Umsetzen die Unterstützung von Spezialisten holt.“

Über diese 6 Schritte hinaus haben die befragten Interimsmanager aus der Restrukturierungsstudie aber auch einige Spielregeln aufgestellt, die den Firmen viel Abverlangen, aber sehr wichtig für den Erfolg der Transformation sind.

7. Der Mut zu tiefgreifenden Einsparungen

Damit eine Firma aus einem Change-Prozess gestärkt herauskommt, muss meist auf unterschiedlichen Stufen eingespart werden. „Dieser Schritt kostet Zeit, ist aber unvermeidlich und oft ein Balanceakt“, berichtete Jajjawi. „Es muss nämlich gelingen, das Unternehmen in seinen Kernabläufen und Grundlagen zu stabilisieren und gleichzeitig merkliche Einschnitte vorzunehmen.“

8. Den Umsatz nach oben fahren

Begleitend dazu gilt es – was nicht selten eine große Aufgabe ist -, an der Vertriebsschraube zu drehen. Nur so gelingt es, aus der möglicherweise drohenden Negativspirale schnell wieder herauszukommen. „Es mag auf den ersten Blick widersinnig klingen, gleichzeitig zu sparen und den Umsatz zu erhöhen“, meint Jajjawi. „Das ist aber nicht der Fall, wenn die Ansätze richtig sind.“

9. Bleiben Sie flüssig 

Der Verlust von Liquidität ist das schlechteste, was in einer Krise passieren kann. Die gilt es vom ersten Tag an zu gewährleisten. Ein tägliches Controlling ist daher in solchen Zeiten ein unbedingtes Muss. „Es gibt nahezu keinen Restrukturierungsprozess, bei dem nicht ein Finanzfachmann im Boot ist“, meint Jajjawi. „Die Liquidität muss nämlich vom allerersten Tag an sichergestellt sein – oder schnell wieder hergestellt werden. Das hat höchste Priorität.“

10. Nehmen Sie das Team mit und motivieren Sie es

Die interne Kommunikation wird oft vernachlässigt und unterschätzt. Da Umstrukturierungsprozesse immer Veränderungen mit sich bringen, ist es wichtig, die eigenen Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. „Blockieren sie die Change-Prozesse und unterstützen sie nicht im Tagesgeschäft, kann das verhängnisvolle Folgen haben oder sogar das gesamte Vorhaben zum Misslingen führen“, berichtet Jajjawi aus Erfahrung.

11. Verständigung mit allen Stakeholdern

Und nicht zuletzt: Die Kommunikation mit relevanten Stakeholdern wie Geschäftspartnern, wichtigen Befürwortern oder auch Widersachern ist in Zeiten der Restrukturierung unerlässlich, um den Erfolg zu garantieren. Ansonsten können die Dinge auf den letzten Metern auch ungemütlich werden.